Communication personnelle

 

Définition

La communication personnelle comprend l’échange d’informations approprié, livré avec précision et constance à toutes les parties concernées. 

 

Objectif

Le but de cette compétence est de permettre à l’individu de communiquer de façon efficiente et efficace dans une variété de situations, auprès de différents publics cibles et à travers différentes cultures. 

 

Description

La communication personnelle décrit les aspects essentiels d’une communication efficace. Le contenu et les moyens de communication - ton de la voix, canal et quantité d’information - doivent être clairs et appropriés pour le public cible. L’individu doit vérifier la compréhension des messages en écoutant activement le public cible et les rétroactions. L’individu favorise une communication ouverte et sincère et est capable d’utiliser différents moyens de communication : présentations, réunions, formes écrites, etc., et de reconnaître quel moyen est approprié pour quelle situation. 

 

Indicateurs clés de compétence

Fournir une information claire et structurée pour les autres et vérifier leur compréhension

Donner des informations claires signifie structurer et transposer l’information d’une manière telle que le récepteur puisse la comprendre et l’utiliser. L’individu doit utiliser une façon logique et structurée de communiquer afin d’en assurer la compréhension. L’individu doit obtenir la confirmation que le récepteur de l’information a compris le message comme prévu. Cela signifie se concentrer sur le récepteur et non sur l’information elle-même, et demander une validation en cas de besoin. 

Mesures

  • Structure l’information de façon logique en fonction du public et de la situation
  • Considère l’utilisation d’images appropriées, de la narration, et de la métaphore lorsque nécessaire
  • Utilise un langage facile à comprendre
  • Tire parti de discours et présentations publiques
  • Coache et donne la formation
  • Dirige et facilite les réunions
  • Utilise la visualisation, le langage corporel et l’intonation pour soutenir et mettre en valeur les messages 

 

Faciliter et promouvoir une communication ouverte

Promouvoir et faciliter une communication ouverte signifie inviter activement les autres à donner leurs commentaires et opinions sur des sujets pertinents. Cela exige un climat de confiance, de sorte que les personnes puissent exprimer leurs idées et opinions sans se sentir rejetées, réprimandées ou ridiculisées. Il convient de préciser quand et comment les autres personnes sont libres et / ou invités à proposer des idées, des émotions ou des opinions, ou quand la situation est moins appropriée. Dans ce dernier cas, les personnes doivent néanmoins être traitées avec respect et leur apport pris en compte.
Ecoute et feedback sont autant d’opportunités d’exploration et d’échange d’opinions. L’individu démontre un véritable intérêt pour les opinions des autres personnes et crée des cadres ouverts et informels aux commentaires et feedback. L’individu fait en sorte que la présence et les opinions des personnes soient appréciées.

Mesures

  • Crée une atmosphère ouverte et respectueuse
  • Ecoute activement et patiemment en confirmant ce qui a été entendu, reformule ou paraphrase les paroles des autres et confirme la compréhension
  • N’interrompt pas ou ne commence pas à parler pendant que d’autres parlent 
  • Est ouvert et montre un réel intérêt pour les idées nouvelles
  • Confirme qu’un message / information est compris et, au besoin, demande des éclaircissements, des exemples ou des détails
  • Indique clairement quand, où et comment les idées, les émotions et les opinions sont bienvenues
  • Indique clairement comment les idées et opinions seront traitées

 

Choisir des styles et voies de communication pour répondre aux besoins du public, de la situation et du niveau de gestion

L’individu choisit la façon appropriée de communiquer avec un public cible. L’individu est en mesure de communiquer à différents niveaux et par le biais de différentes voies. Toutes les formes de communication - formelle ou informelle, neutre ou émotionnelle - doivent être onsidérées, même si c’est la communication écrite, orale ou visuelle qui est la plus appropriée. 

Mesures

  • Sélectionne les voies et styles de communication appropriés en fonction du public cible
  • Communique par le biais des voies sélectionnés selon les styles choisis
  • Surveille et contrôle la communication
  • Modifie les voies et styles de communication en fonction de la situation

 

Communiquer efficacement avec les équipes virtuelles

Une équipe virtuelle se compose de personnes qui travaillent à travers différents fuseaux horaires, espace et / ou frontières organisationnelles. La communication au sein des équipes virtuelles est un défi, car tous ne sont pas situés dans le même environnement ou la même organisation, et ils peuvent être répartis dans plusieurs organisations, villes, pays ou continents.
La communication entre les membres de l’équipe virtuelle est souvent asynchrone et non en face à face ; elle doit utiliser les technologies de communication modernes. Les procédures de communication doivent tenir compte des aspects tels que la langue, la voix, le contexte interculturel et les fuseaux horaires. 

Mesures

  • Utilise les technologies modernes de communication, par exemple, les webinaires, les téléconférences, le clavardage (chats) et l’infonuagique (cloud computing)
  • Définit et maintient des processus et des procédures de communication clairs
  • Favorise le renforcement de la cohésion et de l’équipe

 

Utiliser l’humour et le sens de la perspective de façon adéquate

Travailler sur des projets peut souvent être stressant. Être capable de voir des situations, des problèmes et même son propre travail d’un point de vue différent est un atout important. L’humour permet aux individus d’acquérir un sens de la perspective, une manière de juger comment quelque chose est bon, mauvais ou important comparé à d’autres choses. Le relâchement de la tension à travers l’humour facilite souvent la coopération et la prise de décision. L’humour est un outil efficace pour diminuer la tension dans des situations où des conflits risquent de se poser. Lorsqu’il est utilisé de la bonne façon, au bon moment et avec respect, l’humour peut également faciliter la communication. 

Mesures

  • Change les perspectives communicationnelles
  • Diminue la tension par l’utilisation de l’humour